Zasady uwierzytelniania dokumentów znaleźć można w art. 76 i 76 a Kodeksu Postępowania Administracyjnego (Dz. U. 1960 Nr 30, poz. 168 z późn. zm.).

W pierwszym artykule ustawy czytamy, że „dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone”. W niektórych przypadkach, wedle ustawy uzasadnionych okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej może zażądać od strony składającej odpis dokumentu, przedłożenia jego oryginału.

Wynika z tego, że niepoświadczona podpisem strony kserokopia nie jest dokumentem. Aby zatem kopia była uznana za ważny dokument, należy umieścić niej i zaopatrzyć podpisem poświadczenie jej zgodności z oryginałem.
(MW)